第一条 为进一步加强和规范对科研类会议、活动的管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，根据《福建省省直机关会议费管理办法》（闽财行〔2017〕17号）、武夷学院会议费管理办法（试行）（武院办〔2020〕8号）文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校举办（含主办、承办、协办）的各类科研会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、验收会等。
第三条 举办会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格会议审批和会议费预算管理，控制会议规模，规范会议费管理。
第四条 会议具体经办单位负责人为会议负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性承担全部责任。会议负责人应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法依规据实报销会议费。
第二章 会议审批和管理
第五条 举办会议应预先编制会议预算，填写《武夷学院会议审批和经费预算表》，并按照以下程序，进行会前审批：
（一）预算金额在3万元以下由经办单位负责人及科研处联批。
（二）预算金额在3万元以上由科研处审批后报分管校领导审批。
第六条 使用专项经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费，遵循相关制度的规定。
第七条 要积极改进会议形式，灵活运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。能通过电话、部门协调、发文等形式解决的问题，原则上不召开会议。
第八条 会议地点应当优先选择学校内部会议场所，校内不具备举办条件或上级主管部门明确举办地点确需在校外的，应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点。
第九条 严格控制会议会期
承办、协办的会议按照主办方要求严格控制会议会期。
主办国际和全国性的学术会议、学术论坛，会议会期不得超过3天（含会议报到和离开时间）；其他会议会期不得超过2天（含会议报到和离开时间）；会议报到和离开时间合计不得超过1天。
第十条 严格控制会议规模
承办、协办的学术会议、学术论坛，参会人员按照主办单位批准文件，严格控制参会人员规模。
主办的国际和全国性学术会议、学术论坛，参会人员原则上不得超过200人；由学校主办的全省性学术会议、学术论坛，会议参会人员原则上不得超过100人；其他科研会议（研讨会、评审会、座谈会、验收会等），会议参会人员原则上不得超过50人。
第十一条 严格安排工作人员
会议工作人员控制在会议代表人数的8%以内（如少于2人按2人核定）；
第十二条 对会议会期、会议规模等确有特殊要求，由经办单位提出申请，报校长办公会议研究决定。
第十三条 会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会外，不安排住宿。
第三章 会议费开支范围和报销标准
第十四条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十五条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。不安排就餐的会议，扣除伙食费定额；不安排住宿或住宿费由参会人员自行承担的会议，扣除住宿费定额。
会议费综合定额标准（元/人.天）如下：
会议类别 | 住宿费 | 伙食费 | 其他费用 | 合计 |
国内会议 | 350 | 150 | 100 | 600 |
国际会议 | 600 | 250 | 150 | 1000 |
第十六条 下列费用纳入会议费预算，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费中报销；
（二）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可按相关规定标准向邀请参会专家发放咨询费、评审费、讲课费等。
（三）国内学术会议论文出版费等其他支出按照实际据实列支。
第十七条 会议劳务费（含咨询费、讲课费等人员费用）的开支要规范管理，发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。在学校有工资收入的会议工作人员不得从会议费中开支劳务费。
第十八条 对于使用多种资金渠道举办的国内业务会议按照成本补偿的原则，可适当向参会人员收取会务费。所收取的会务费、赞助费等，应遵循“收支两条线”的规定，全部上交学校财务统一管理核算，不得自行在账外核算或委托中介核算。
如有收取会务费、赞助费等，会议举办单位应在会议审批后，到财务处确认会议收款方式，待款项到位后再行开具发票，原则上不预借发票，确保会议所收款项及时足额纳入学校财务统一核算。
会议开支应优先使用收取的会务费、赞助费等。会议费报销结清后如有结余，可用于补充日常业务、教学、科研支出。
第十九条 确因工作需要委托会议公司代办会议的，选取会议公司应符合学校招投标文件规定，按学校招标相关规定办理。委托单位应与选定的会议公司签订合同（协议），约定代办会议的服务项目及金额。
委托会议公司代办会议的，会议服务费由会议公司提供发票，列入会议定额标准“其他费用”；除服务项目之外的会议费用在报销时应提供原始发票。无法提供原始发票的，应由会议公司开具发票，并提供加盖会议公司公章的原始发票复印件和会议费用结算表及实际住宿清单等资料作为报销凭据，在规定的标准内据实结算。委托金额及其他费用之和不得超过会议预算标准及总金额。会议负责人对费用的真实性负法律责任。
第二十条 各单位在会议结束后应当及时办理报销手续，原则上一次性报销完毕。会议费报销时应提供：
（一）会议通知；
（二）参会人员签到表；
（三）《武夷学院会议审批和经费预算表》（附件1）；
（四）《武夷学院会议结算单》（附件2）；
（五）发票、费用明细单据等资料，若有委托办会还需提供委托合同（协议）。
第二十一条 会议费支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，原则上以银行转账或公务卡方式结算。
第四章 监督管理
第二十二条 各单位对其所承办、协办、举办的会议承担监管责任。相关责任人应切实加强会议费的管理，严禁列支与会议无关的费用。
第二十三条 各单位在会议结束后应当将非涉密会议的名称、主要内容、人数、经费开支等在校务公开栏公示（格式见附件）。
第二十四条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议经办单位和相关人员的责任：
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法行为的。
对发现问题的单位，责令改正，追回资金，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，学校按规定给予相应处理。涉嫌违法的，移送司法机关处理。
第五章 附 则
第二十五条 本办法由校科研处负责解释。
第二十六条 本办法自发布之日起施行。